WordPress 向けの共同編集ソリューション

Web サイトが成長するにつれて、より多くのコンテンツ作成者が必要になります。これにより、コンテンツ部分の編集をさらに繰り返すことになります。これにより、共同作業や同期作業がより複雑になります。 Google ドキュメントや文法チェッカーなどの効率的なツールはまだありますが、コンテンツを Web サイトに公開するのは依然として非常に負担がかかります。

次のセクションでは、共同編集とは何か、共同編集が役立つ理由、関連するユースケース、WordPress を使用するサイト運営者にとっての課題、WordPress 共同編集をうまく活用する方法について説明してきました。 WordPress サイトに大量のコンテンツを公開する必要がある場合、この記事は間違いなく非常に役立ちます。

共同編集とは何ですか?

私たちの場合のように、コンテンツ関連のコラボレーションという点では、複数の個人が 1 つの記事 (または出版される作品) を完璧なものにするために努力する行為と考えることができます。

例を挙げて簡単に説明しましょう。 Google ドキュメントまたは Google スプレッドシートを使用していますか?

オフラインの Word 文書またはシートとは異なり、複数の人が同じ文書にアクセスできます。ユーザーは、特権に従ってドキュメントを表示、編集、コメントし、ダウンロードできます。

ドキュメントの編集者または所有者である場合、そのユーザーは編集、削除、コメント、ダウンロード、名前変更などに関する完全な権限を持ちます。アクセスレベルが上がると、個人の権限のリストが下がります。

複数の人が同じドキュメントで作業できるようにする簡単な方法のように思えます。そうじゃない？

そうでない場合は、従来の共同編集の方法を参照してください。

Microsoft Word ドキュメントを作成したとします。ここで、編集チームから提案を受け入れるために、まずドキュメントのコピーを関係する各編集者に電子メールで送信します。すべてのユーザーは、コメント、変更、追加を含む同じドキュメントの個別のコピーをあなたと共有します。変更を結合し、コメントを解決し、ドキュメントを編集するには、多大な労力がかかります。

この後、同じプロセスで編集したコピーを再送信する必要があります。反復が増えるほど、従来の共同編集にかかる時間と労力は増加します。

前者の場合、つまり共有リソースによる共同編集ほど便利ではないことは明らかです。

注: 現在、ほとんどの出版社が共同作業に共有ドキュメントを使用しているため、この記事では今後、オンライン共同編集について説明します。

コラボレーションの使用例

ドキュメント関連のオンラインコラボレーションは、大規模な組織だけでなく小規模な組織にとっても同様に有益です。次のような複数のシナリオで利用できます。

ディスカッションと編集レビュー

ほとんどのコンテンツ作成チームには、複数のレベルの編集設定があります。これは、1 人または複数の人がコンテンツを作成し、その後、別のグループによって編集、議論、修正、チェックされ、公開されることを意味します。

オフライン文書はその目的を果たさず、この場合関係者にとって困難が増大します。一方、共同編集は救世主です。

チームは信頼できるオンラインコラボレーションツールを使用して同期して作業できます。また、編集作業が進んだときにメールが交換されるのと同じように、メンションを使用してツールのアプリやメールを通じて通知を送信できます。つまり、進捗状況を他の人に手動で伝える必要はありません。したがって、このプロセスにより、コミュニケーションの必要性も大幅に軽減されます。

頻繁な同時編集

コンテンツ監査だけでなく、1 人または複数人による頻繁な編集が必要なドキュメントでも、共同編集は最適です。 2 人でも 10 人でも、全員がリアルタイムで閲覧、編集できます。

Excel シートの共同編集は、複数のライターやリソースを扱う多くのコンテンツマネージャーやマーケティング担当者にとって頼りになるツールです。

複数のデバイスを介したバージョン管理または変更追跡

共同編集を個人が使用できない（または使用できない）というだけではありません。実際、共同共有を使用して自分の作業を適切に追跡している人が非常に多くいます。結局のところ、コラボレーションツールはバージョン管理に優れています。

共同編集を実践することで、自分の作品やドキュメントを複数のデバイスでリアルタイムに利用できるようになります。そうすれば、モビリティと安全性は気にならなくなり、物理デバイスの損傷によるデータの損失/盗難の可能性も大幅に高まります。

共同編集のメリット

共同編集をどこに使用できるかがわかったので、チームや個人にとって共同編集がどのような利点があるかを説明しましょう。

リアルタイムの共有とコラボレーション

選択したときに共有されるオフラインドキュメントとは異なり、共同編集では変更を加え、承認されたすべてのユーザーが利用できるコメントを共有できます。そのため、チームメンバーは問題に迅速に対処し、コンテンツについてより実りあるディスカッションを行うことができます。

データセキュリティ

ほとんどのコラボレーションツールでは、コンテンツを表示または編集するために認証が必要です。これにより、データとコラボレーションが安全に保たれます。例: Google ドキュメントでは、編集権限を適切に設定していれば、変更を加えたり共同作業を行うために Google/Gmail へのログインが必要になります。

説明責任

共同編集ツールは各ユーザーによる変更を追跡し、各共同編集者の責任を確保します。これは、後で混乱することなく関連する点について関係者と話し合うのに役立ちます。

編集とコミュニケーションにかかる時間と労力を節約

共同編集機能を使用せずにコンテンツについて言葉を交換するのは、大変な作業になる可能性があります。「共同編集」という用語の定義の際に記事ですでに説明したように、ドキュメント上のコラボレーションについても同じことが当てはまります。

オンラインコラボレーションを活用することで、プロセスにかかる時間と労力を大幅に削減できます。

いつでもどこでもデータを利用可能

チームまたはあなた自身が仕事でオンライン文書作成および共有ソリューションを利用する場合、データセキュリティの面で妥協することなく、データのクロスデバイス可用性を確保できます。関連するアカウントにログインするだけで、どこからでも作業を開始できます。

適切に管理されたコラボレーション

オンラインコラボレーションツールを使用すると、ドキュメントのアクセス権を非常に簡単に管理できます。共有ファイル内のコンテンツを誰が表示、編集、または削除できるかを決定できます。コメント、メンション、リンク共有、電子メール通知もそれを通じて適切に処理できます。

WordPress Gutenberg での共同編集の課題

コンテンツを作成する目的は何ですか?

WordPress の場合は、効率的な Gutenberg エディターですでに複数の問題に直面しているはずです。さまざまなコラボレーションツールやコミュニケーションツールを使用した後でも、作業が面倒に見えることがあります。

一般に、共同作業を考えているとき、人々は次のことを懸念します。

リンク共有によるセキュリティとコラボレーションの問題

ドキュメントに対してコラボレーション機能を直接有効にしていない場合は、編集プロセスでコラボレーション用のオンラインツールを使用する必要があります。その後、コンテンツを WordPress エディター、つまり Gutenberg に取り込む必要があります。

この場合、次に進む前に、次のように答えてください。

<i>ドキュメントを複数の人と共有する必要があり、全員の電子メール ID やユーザーアカウントさえわからない場合は、どうしますか?

閲覧専用または編集権限でドキュメントを共有するためのリンクを作成しますよね。

まあ、編集内容や関連付けられたユーザーを確認できるかもしれませんが、リンク共有により、承認されていない人や避けるべき人がドキュメントに参加し、必要以上のアクセス権が付与される可能性があるという事実は否定できません。確かに、それはコンテンツの安全に対する脅威です。

コラボレーションの煩雑なプロセス

Web サイトのコンテンツに対するセキュリティ上の脅威を認識したので、この問題を回避するためにチームをトレーニングできます。ただし、回避することはできませんが、別の方法で対処する必要がある、別の大きな問題があります。

これは、出版社またはコンテンツ作成者にとっての複雑な編集プロセスです。

あなたが組織の Web サイト用に Gutenberg で記事を書き、それがチームによってレビューされることになっていると想像してください。どのように共有しますか?

WordPress ダッシュボード内でドキュメントのリンクを他のユーザーと共有するか、作成したページからコンテンツをコピーしてドキュメント内のコンテンツを個別に共有します。

その後、コンテンツは編集プロセス、つまり複数回の反復とコメントセッションを経て、最終的に公開できるようになります。

もう 1 つの方法は、コラボレーション機能を備えた共有可能なドキュメントを作成し、上記と同じ編集手順に従うことです。

最終監査の後、最終的に公開する前に、すべてのコンテンツを再度 Gutenberg エディターに追加し、検索エンジンの最適化、画像の追加、キャプションの挿入、メタ説明の追加など、関連するすべての作業を行う必要があります。

私たちは、それが長く繰り返されるプロセスであると同時に強制的なものであることを知っています。しかし、出口があると言ったらどうなるでしょうか？

はい、全くその通りです。

編集作業を簡素化し、WordPress コンテンツ作成プロセスでうまく共同作業を行うには、次のセクションをよく読んでください。

WordPress でのコラボレーションの活用 – ベストソリューション

WordPress が効率的でユーザーフレンドリーな CMS であることは間違いありません。しかし同時に、編集協力やそれに関連する能力があまり高くないと簡単に結論付けることができます。その柔軟性と拡張性のおかげで、ニーズに応じて機能を拡張するオプションが常にあります。

WordPress Gutenberg での編集作業には、次のプラグインが役立ちます (編集コラボレーションに最適な WordPress プラグインを最後に用意しましたので、ぜひ読んでください 😀🤞)。

ユーザー役割エディター

このプラグインを使用すると、WordPress Web サイトのユーザーの機能を制御できます。コラボレーションの問題を直接完全に解決するわけではありませんが、パブリッシャーに複数のユーザーが同じ Web ページやブログ投稿で作業できる方法を提供するため、確かに便利です。

さて、「ユーザー権限」について話すとき、それらは一般的な「読み取り」、「書き込み」、「削除」、および「編集」権限に限定されていますが、その範囲はさらに広くなります。ユーザーの役割ごとに、有効または無効にできる 300 以上の権限があります。また、必要に応じて、特定のユーザーの役割を表示または非表示にすることもできます。

ユーザーロールエディタープラグインは、マルチサイト環境でも適切に機能します。

ただし、大きな欠点はまだ残っています。コメント、つまり「真のコラボレーション」はこれを使用して行うことはできません。

Strive コンテンツカレンダー

複数のメンバーで作業している場合、チームを整理しておくために編集カレンダーは必須です。 Strive Content Calendar は、WordPress ブログの投稿を計画、編集、スケジュール (または再スケジュール) できるようにするプラグインの 1 つです。コンテンツのスケジュールを表示する優れたカレンダーのほか、インポート要件を満たしていないことを確認するための組み込みチェックリストなどの便利な機能 (スペルチェック、注目の画像、内部リンクなど) があります。

プラグインを使用すると、コンテンツチームは投稿の作業中にステータスを追加でき、パイプライン機能を使用すると、すべての投稿の下書きが作成段階のどの段階にあるかを視覚的に簡単に確認できます。この機能を使用して共同作業を容易にすることもできます。たとえば、スタッフライターは投稿が完了したら「編集中」に設定でき、その時点で編集者が介入できます。編集者が投稿の下書きを完成させたら、それを「保留中」に設定できます。そのため、マーケティングチーム (または管理者) は、投稿の公開をスケジュールする時期が来たことを認識します。

翻訳プレス

Web サイトが複数の言語で書かれており、翻訳の品質を確保したい場合は、常に人間による翻訳が優先されます。ただし、複数のドキュメントでこれを行うのは良い考えではありません。そこで、TranslatePress プラグインを試してください。

Web サイトのページの各セクションを 1 つずつ翻訳できます。プラグインはこれらの翻訳をサーバー上でローカルに保持し、データのセキュリティを侵害しないようにします。

エディトリアルカレンダープラグイン

エディトリアルカレンダープラグインは、出版社がすべてのドラフトを確認し、それに関連するタスクをスケジュールするのに役立ちます。たとえば、サイトの下書きをドラッグアンドドロップして公開できます。カレンダーの毎日に、日付とメモを追加して、何をする必要があるかを思い出させることができます。

この WordPress プラグインを使用すると、コンテンツ管理者と発行者は複数の作成者からのコンテンツを簡単に処理できるようになります。サイトに品質監査ステップを追加することで、公開を適切に行うことができます。

あるいは、この目的で SchedulePress プラグインを使用することもできます。

マルチコラボ

Multicollab は、WordPress Gutenberg エディターで Google ドキュメントと同様の機能を有効にする優れたプラグインです。また、このプラグインはエディターページにアクティビティセンターを追加し、目的のページ上のアクティビティを一度に追跡できるようにします。

このプラグインを使用すると、あなたと承認されたコラボレーターは、コメントの追加、コメントへの返信、他の人へのメンション、コメントの削除、コメントの編集を行うことができます。これは、現在に至るまで WordPress パブリッシャー向けのユニークなコラボレーションソリューションです。

Google ドキュメントに似たインターフェイス要素を備えた Multicollab は、非常に簡単に適応できます。編集者、共同編集者、作成者、その他のユーザー役割には、編集中の投稿/ページに対して WordPress によって割り当てられた権限と同じ種類の共同編集権限が割り当てられます。

このプラグインは現在無料で使用でき、インストールする前にライブ Multicollab デモを簡単に実行できます。そして正直に言って、これは WordPress で真の共同編集を行うための最良のオプションです。

WordPress Gutenberg の編集プロセスは確かに面倒ですが、コンテンツの品質の監査と管理には不可欠です。これを簡単にするために、Web サイト所有者は、たとえばこの記事にリストされているような信頼できる共同作業ツールを探す必要があります。適切な同期作業補助を選択すると、コンテンツ管理者、マーケティング担当者、出版社、クリエイター、サイト所有者の編集および出版の労力が軽減されます。