WordPress で仮想イベントを主催する理由と方法

対面での集まりが世界的に制限される中、イベント主催者は会議、懇親会、授業をオンラインに移行しようと躍起になっている。 Google、Microsoft、Zoom の主要なオンライン会議プラットフォームは、それぞれ異なる焦点を当てていますが、これらの新規顧客を獲得するために、新機能の急増と価格引き下げで対応してきました。 Google Meet は Google の Gmail を活用し、Microsoft Teams は企業の頼りになるオプションになりましたが、Zoom はほぼすべての人に受け入れられました。

ただし、サードパーティのサービスを利用する必要はありません。独自の Web サイトを使用するオプションもあります。 WordPress イベントカレンダープラグインは、この新しい状況に対応し始めています。まず、イベントをオンラインに移行する際の特有の課題のいくつかを特徴づけ、次にイベントをオンラインで開催するために使用できる 4 つの優れたオプションについて詳しく説明します。

オンラインイベントの課題

イベントには一連の課題が伴います。ただし、オンラインイベントを計画および管理する際には、留意すべき点がいくつかあります。

タイムゾーン

物理的な会場でイベントをスケジュールする場合、時間は常に現地時間になります。世界中のどこにいても、コンサートはシアトルで午後 8 時に始まります。

オンラインでは事態はさらに複雑になります。 Zoom 会議はニューヨークで開催される可能性がありますが、ロンドンと香港の出席者は、いつ参加するかを知る必要があります。さらに悪いことに、イベントの主催者がニュージーランドにいて、ケープタウンの参加者のためにブエノスアイレスでのイベントをスケジュールしている可能性があります。すべてのオンラインイベントカレンダーは、タイムゾーンのトワイライトゾーンに対応する必要があります。

リンクはどこにありますか?

すべてのオンライン会議プラットフォームは、会議の出席者に送信されるリンクを生成することによって機能します。リンクをクリックして参加します。常に誰もがそれを理解できるわけではなく、リンクは直前に変更する必要があるか、電子メールに埋め込まれています。

Zoomのセキュリティ問題により、主催者はリンクに注意する必要がある。確認された出席者のみに安全かつ確実に配信する必要があります。

ミックスアンドマッチ

一部のイベントは完全にオンラインです。一部は対面です。一部のイベントは、人々が直接クラスに参加したり、オンラインで接続したりできるハイブリッドイベントです。さらに他のイベントは対面で行われる可能性がありますが、オンラインでライブストリームが行われます。

イベントカレンダーでは、登録フローがユースケースに一致するように、これらのシナリオをシームレスに組み合わせる必要があります。たとえば、直接の出席者は参加リンクを受け取ってはならず、オンライン出席者はスキャン可能なチケットを受け取ってはなりません。

最高のオンラインイベントカレンダープラグイン

ここでは、これらの問題点に対処するために的を絞った機能を備えた 4 つのイベントカレンダーを紹介します。すべての機能を実行し、お客様のアプリケーションで実稼働環境に対応していることを確認しました。

イベントエージェント.ai

新しくリリースされた完全オンラインネイティブの EventAgent.ai は、一般的なカレンダーの中で最高の全体的なオンラインエクスペリエンスを提供します。特徴的な機能は、自動化されたイベントプロモーションのためのデータ駆動型 AI マーケティングですが、いくつかの高度なオンラインおよびハイブリッドイベント機能も搭載しています。

EventAgent.ai カレンダーは訪問者のタイムゾーンを検出し、オンラインイベントを現地時間に変更します。これらのイベントはすべてのビューで明確にマークされます。対面イベントは会場のタイムゾーンで表示されます。

これにより、スケジュールエラーが最小限に抑えられます。シアトルを訪れるニューヨーカーは、ヨガのために朝7時に集合することを知っています。彼女が家にいるなら、午前11時にピラティス。

Zoom が推奨するセキュリティプロトコルは、Zoom 待合室を実装することです。これは、Zoom ホストが参加者が到着するたびに個人的に精査する仮想ロビーです。これは、対面のオフィスと同様に、ロビーに出席者が入場するときに確認するためにロビーに追加の受付係を必要とするホストやサービスプロバイダーにとって非常に面倒です。

EventAgent.ai は登録時に堅牢な審査を提供するため、これが入り口でボトルネックになることはありません。イベントをモデレートに設定すると、登録担当者が出席者を承認するまで確認が遅れます。 EventAgent.ai は、登録フォームへのカスタム応答や、参加者と以前の出席記録に関するメモを含む登録のプライベートモデレータービューなど、包括的なモデレーションツールのセットを提供します。これは、コースの前提条件を確認するのにも役立ちます。

EventAgent.ai は、対面イベントとオンラインイベントでは到着指示の処理方法が異なります。直接参加する場合は、開始時間の 24 時間前に、道順と到着方法が記載された電子メールを受け取ります。オンラインでは、主催者がイベントの数時間前に参加 URL を変更することが多く、参加者は 5 分前にコンピューターに到着してもリンクを見つけることができません。オンライン参加者は道順リマインダーを受け取りませんが、リンクは開始時間の 30 分前に電子メールボックスに届きます。これにより、出席が大幅に容易になります。

EventAgent.ai は、チェックインエクスペリエンスをイベントの種類に合わせて調整します。対面イベントでは、スキャン可能なデジタルチケットが出席者に入口の電話機に表示されますが、オンライン参加者は Zoom ミーティングに参加するときに自動的にチェックインされます。

最後に、EventAgent.ai は、Zoom との真の双方向同期を提供します。イベント時間を変更すると、関連する Zoom ミーティングが自動的に更新されます。参加リンクが変更されると、新しいリンクが出席者に自動的にプッシュされます。 Zoom でミーティングが誤って削除された場合でも、イベントが予定通りに開催されれば、EventAgent.ai がそれを復元します。

イベントカレンダー

Event Calendar は最も広くインストールされているイベントプラグインであり、トップ 10 リストに常にランクインしています。アドオンの印象的なカタログによってサポートされており、非常に柔軟です。 Event Calendar: Virtual Events は、オンラインイベントに対応するために新しくリリースされたアドオンです。インストールすると、イベントエディターに次のセクションが追加されます。

バーチャルイベントは Zoom アカウントに接続できるため、イベントエディターから Zoom リンクを作成できます。このイベントを保存すると、Zoom アカウントに対応するミーティングが作成されます。他のオプションのほとんどは、Zoom リンクを表示する場所に関係します。 RSVP メールにリンクを含めると、登録した人だけがリンクを受信できるようになります。

ただし、これは真の双方向同期ではありません。イベント時間の変更は、Zoom ミーティングには反映されません。たとえば、Zoom リンクが動作しないまま新しい時間を変更したままにします。 Zoom ミーティングを削除しても、イベントから Zoom リンクは削除されないため、ユーザーは無効なリンクを受け取ります。これは、リンクをコピーして貼り付けるだけの便利な機能です。

イベントカレンダーはタイムゾーンを適切にサポートしています。イベントごとにタイムゾーンを設定し、出席者にタイムゾーンを表示できます。ただし、ローカルタイムゾーンに基づいてイベント時間を手動で計算する必要があります。

ブックリー

Bookly は、サービスプロバイダーとの約束を予約する個人の特定の使用例に合わせて調整されたイベントプラグインです。この種のワークフローは標準のカレンダープラグインにはあまり適していないため、このモデルも注目を集めるのは良いことです。

Zoom 統合を提供するすべてのプラグインは、Zoom Marketplace から作成された Zoom アプリに接続する必要があります。プラグインが必要とする統合の種類に応じて、アプリの作成時にプラグインの設定にコピーする必要がある 1 つまたは 2 つのキーが提供されます。 Booklyではこのようにしています。

その後、Bookly は、カスタム作成されたビューに Zoom リンクを挿入するためのトークンを提供します。これにより、プライバシーに関して最大限の柔軟性が得られます。リンクは、訪問者が予約をした後、または確認メールで送信された後に表示できます。

サービスプロバイダーが予約を確認するとき、ダッシュボードに Zoom セッションを開始するボタンが表示されるため、ワークフローがシームレスになります。

残念ながら、The Event Calendar と同様、Bookly の Zoom 統合は双方向ではありません。 Zoom または Bookly から編集すると、会議が中断される可能性があります。

Bookly はタイムゾーンをサポートしていません。また、訪問者がサービスプロバイダーとは異なるタイムゾーンからスケジュールを表示している場合でも、訪問者に警告することはありません。これにより、スケジュール設定エラーにより予定を逃すことが容易に発生する可能性があります。

どのプラグインが私に適していますか?

すでにイベントカレンダーエコシステムに投資している場合、仮想イベントプラグインは価値のあるアップグレードです。 Zoom の統合により、会議 URL の作成が自動化され、柔軟なタイムゾーンにより、遠隔地の参加者にとって作業がはるかに簡単になります。

イベントの検出を主に検索エンジンに依存している場合、Modern Event Calendar には、イベントがオンラインに移行したことを出席者に警告するための最適な SEO 統合が備わっています。

予約サービスの予約を対象としたいくつかのプラグインの中で、Bookly は現地のタイムゾーンでのオンラインイベント向けのシームレスなエンドツーエンドのワークフローで他社に先駆けています。

オンラインおよびハイブリッドイベントの参加者、主催者、登録担当者に最高のエクスペリエンスを提供したい場合は、EventAgent.ai が最適です。組み込みの自動プロモーションツールも追加のボーナスです。

結論

世界が徐々に対面での集まりに戻り始めているため、オンラインやハイブリッドのイベントが長期間続く可能性があります。多くの組織が新しいオンライン顧客を獲得し、地域コミュニティを超えてリーチを拡大しています。対面サービスに戻るときにこうした新規顧客を失うことは、多くの人が避けたい選択肢であり、長期的なオンライン戦略が必要となります。このレビューのプラグインは、その戦略の重要な部分を形成します。